Propuesta de Proyecto: Transformación Digital y Gestión Administrativa Biopromedic
Para: Paola y Felipe | De: Stacksolver
📍 Análisis de Situación: Vetesoft vs. Solución Propia
Antes de hablar de nuestra propuesta, es importante reconocer el panorama actual. Sabemos que Vetesoft es un software líder en el mercado veterinario, ofrece precios competitivos y cuenta con múltiples servicios estandarizados que funcionan para cientos de clínicas.
Sin embargo, si hoy estamos conversando, es porque hay necesidades operativas y estratégicas que no están siendo cubiertas. Por eso, antes de invertir en tecnología, los invitamos a hacerse estas preguntas clave:
Sobre la Expectativa
"Si llevan un tiempo considerable utilizando Vetesoft, ¿por qué esta herramienta no ha excedido sus expectativas o resuelto el tema administrativo?"
Sobre la Tecnología Cloud
"Entendemos que Vetesoft ofrece un módulo Cloud (Nube). ¿Por qué no lo han implementado aún? ¿Es un tema de costos o complejidad técnica?"
Sobre la Adaptabilidad
"¿Sienten que el software se adapta a la forma única en que Biopromedic quiere atender a sus pacientes, o Biopromedic ha tenido que cambiar sus procesos para encajar en el software?"
Sobre el Marketing
"¿Pueden hoy, con un solo clic, enviar una campaña de reactivación personalizada a las mascotas que no vienen hace 6 meses, o dependen de hacerlo manual?"
Comparativa Estratégica: ¿Alquilar o Construir?
| Característica | Opción A: Vetesoft (Estándar de Mercado) | Opción B: StackSolver (Ecosistema Propio) |
|---|---|---|
| Modelo de Propiedad | Alquiler Software. Pagan mensualmente por usarlo. Nunca son dueños del software. | Dueños de la Solución. Ustedes son dueños del código y la lógica. (Solo pagan licenciamiento del motor Claris/AWS). |
| Especialidad | Muy fuerte en temas clínicos estándar. Ideal si buscan operar sin tener que personalizar procesos a la medida. | Diseñado para la Gestión Empresarial, Financiera y Experiencia de Cliente Única. |
| Flexibilidad | Baja. Si necesitan una función nueva, deben esperar a que Vetesoft decida desarrollarla para todos. | Total. Si se les ocurre cambiar, modificar algun proceso o adicionar otra linea de negocio se puede integrar. |
| Experiencia de Marca | Genérica (La misma interfaz que usa su competencia). | 100% Biopromedic. Desde el portal de clientes hasta el WhatsApp habla con su voz. |
| Conclusión | Seguro y económico para empezar, pero puede frenar el crecimiento innovador. | Un traje a la medida diseñado para escalar, controlar el dinero y diferenciarse. |
"Deben analizar estos puntos para mediano y largo plazo de acuerdo a la proyección que tienen de su empresa"
Ecosistema Digital Integrado
Fundamentos Operativos
Core Central (Nube)
Fases de Implementación e Inversión (Servicios Stacksolver)
Nuestra recomendación es iniciar con la Fase 1 y Fase 2 simultáneamente, ya que normalizando las bases de datos de clientes, productos y servicios (Fase 2) se genera la conexión correcta para el registro diario por venta (Fase 1).
Fase 1: Control Financiero y Tesorería (Prioridad Inmediata) ▼
El objetivo es blindar la caja, organizar los ingresos y reducir costos de facturación.
- Módulo de Tesorería (Registro ágil de Ingresos y Egresos).
- Lógica de "Billetera Virtual" y Anticipos: Para recibir dinero y facturar posteriormente por paquetes.
- Gestión de Pagos Recurrentes (automatización de cuentas por pagar fijas).
- Dashboard financiero básico y exportación de datos para el contador.
- Nota: En esta fase NO generamos factura electrónica hacia la DIAN.
Fase 2: Centralización de Datos e Inventario ▼
Organizar la información para dejar de depender de la memoria o de cuadernos.
- Migración y limpieza de base de datos actual (Clientes/Mascotas).
- Historia Clínica Digital unificada.
- Control de Inventario (Kardex) y alertas de stock bajo.
Fase 3: Agenda Inteligente y Cultura de Citas ▼
Transformar la cultura de "llegada espontánea" a "agenda programada".
- Calendario visual interactivo (Agenda por doctores/servicios).
- Bloques de disponibilidad.
- Gestión de consumo de "Paquetes Comerciales" (Saber cuántas sesiones le quedan al cliente).
- Integración de notificaciones básicas.
Fase 4: Expansión Virtual y Clientes 24/7 (Página Web & Portal) ▼
Desarrollo de la identidad digital y canales de autogestión para desbordar la operación telefónica.
4.1 Infraestructura & Web Corporativa
- Setup AWS (Amazon Web Services): Configuración de cuenta, dominio
biopromedic.comy hosting de alta velocidad. - Framework Moderno (Astro): Tecnología de última generación (la misma de esta propuesta) para máxima velocidad y SEO.
- Páginas Informativas: Home, Nosotros (Equipo Médico), Servicios, Productos destacados.
- Nota sobre costos AWS: Esta cuenta es propiedad de ustedes. El costo es por consumo real. Para el tráfico inicial (aprox. 30 usuarios concurrentes), estimamos un costo mensual muy bajo (aprox. $5 - $15 USD), muy competitivo frente a hostings tradicionales.
4.2 Portal de Clientes ("Mi Mascota")
Login seguro para que cada propietario acceda a la información de sus mascotas en tiempo real.
- Base de Datos Híbrida (Recomendación: Supabase): Usaremos una base de datos en la nube segura especializada para web, conectada a FileMaker.
- 🔌 Web → FileMaker: Cuando el cliente pide una cita o hace un pedido, la solicitud viaja a su sistema Claris para que recepción apruebe/despache.
- 🔌 FileMaker → Web: Cuando el médico actualiza la historia clínica o una vacuna, el sistema actualiza automáticamente el portal del cliente.
- Funcionalidad del Cliente: Ver Ficha Médica, Próximas Vacunas, Historial de Compras, Preferencias de comida.
- Calendario Personal: Visualización de citas programadas y recordatorios.
Fase 5: Expansión Virtual vía WhatsApp Business API ▼
Convertir el WhatsApp de un "chat" a una "herramienta de gestión".
- Conexión API Oficial (Meta): Uso de la línea oficial de Biopromedic con la API de WhatsApp (requiere verificación de negocio).
- Bot Inteligente & FileMaker:
- El cliente escribe y el Bot consulta en tiempo real en FileMaker si hay disponibilidad de citas.
- Automatización de recordatorios de vacunas (FileMaker detecta la fecha y le "dice" a WhatsApp que envíe el mensaje proactivamente).
- Captura de datos automática: El bot pide nombre/datos y crea la ficha en FileMaker sin intervención humana.
Fase 6: AI Marketing & Contenido Digital ▼
Posicionamiento de marca usando tecnología de Inteligencia Artificial Generativa.
- Pack Inicial (Lanzamiento): Setup de línea gráfica + Creación de 5 Video-Reels de alto impacto (30 seg).
- AI Video Production: Uso de avatares digitales o voz sintética para comunicar servicios profesionales.
- Estrategia: Adaptación de formato para Instagram Stories/Reels.
- Costo estimado por video adicional con AI: ~$150.000 COP (Dependiendo complejidad).
Fase 7: Integración Facturación Electrónica ▼
- Conexión técnica directa con proveedor tecnológico para emisión legal desde el sistema.
Tecnología y Movilidad: ¿Cómo funcionará su sistema?
Un punto clave sobre la potencia de esta tecnología. Biopromedic tendrá acceso a una solución 100% en la nube, soportada por Claris Inc. (filial de Apple). Esto significa que cuentan con el respaldo de una de las empresas más grandes del mundo, garantizando todos los protocolos de seguridad y tranquilidad en el manejo de su infraestructura, sin que ustedes deban comprar servidores físicos.
¿Cómo opera en el día a día? En cada sede podrán usar el sistema desde dispositivos móviles (iPads, iPhones) o computadores.
🔹 Movilidad Total
La gran ventaja es que no dependen de una ubicación fija. Pueden llevar este sistema a cualquier lado para atender y gestionar solicitudes desde donde estén. Por ejemplo: pueden atender clientes desde sus hogares e ir gestionando requerimientos en vivo, registrando pagos y revisando agendas en tiempo real.
🔹 Recuperación de Espacio
Al implementar este sistema, lograremos descongestionar la sede. Los clientes frecuentes se manejarán de forma inteligente con programaciones y entregas a domicilio (o recogida rápida), liberando el espacio físico para impresionar y atender mejor a los clientes nuevos que sí requieren la visita presencial.
🔹 Agilidad
Habilitaremos entregas de pedidos donde el cliente lo necesite y pagos programados, evitando filas y demoras en recepción por trámites recurrentes.
Infraestructura Tecnológica y Licenciamiento
Utilizaremos la tecnología Claris FileMaker Cloud (respaldo de Apple) para garantizar seguridad y acceso remoto sin depender de servidores físicos en la oficina.
Costos de Licenciamiento (Pago directo a Claris Inc):
- Paquete Mínimo: 5 Usuarios.
- Costo por usuario: $22 USD / mes.
- Facturación: Pago anual anticipado.
| Concepto | Valor en USD (Anual) | Valor Aprox. en COP (Anual)* |
|---|---|---|
| Costo Mensual Total (5 usuarios x $22 USD) | $110 USD / mes | ~$401.500 COP / mes |
| Total Pago Anual Anticipado | $1.320 USD / año | ~$4.818.000 COP / año |
*Conversión estimada a TRM $3.650 (sujeta a tasa del día). El cobro lo realiza Claris Inc. en dólares.
Quedamos atentos para iniciar,
Stacksolver